Coffre-fort électronique
DOCUBASE SIRIUS for Data Vault, l'option Coffre-Fort numérique de
Docubase s'adresse aux entreprises ou aux organisations qui souhaitent
compléter le niveau élevé de sécurité de la solution GED Docubase par
un archivage à valeur probante :
La finalité d’un archivage à valeur probante est de conserver
et de restituer des informations fidèles pour convaincre un tiers une
autorité ou un auditeur en cas de contrôle ou de contestation.
DOCUBASE SIRIUS for Data Vault applique les recommandations de la norme
NF Z42-013 - révision 2009 :
Après deux années de travaux intenses, auxquels les consultants du
Bureau van Dijk Ingénieurs Conseils ont largement contribué,
la nouvelle version de la norme NF Z42-013 sur les systèmes d'archivage
électronique a été homologuée
par le Ministère de l'Industrie le 3 février 2009. Elle sera diffusée
par l'Afnor à partir de la mi-février.
La possibilité d'utiliser des supports réinscriptibles pour conserver
les archives électroniques à valeur probatoire est un des progrès
majeurs de cette version 2009. Les principes fondamentaux pour
l'exploitation des systèmes d'archivage
électronique ont été confirmés et précisés par rapport aux
spécifications de la version antérieure.
Cette nouvelle version de la norme vise à mieux répondre aux
attentes du marché. Les changements concernent trois aspects
essentiels.
- Validation de nouveaux types de supports d'archivage : en complément des supports physiquement non réinscriptibles (WORM logique) déjà prévus par la version précédente, il sera possible d'utiliser des supports réinscriptible verrouillés contre les modifications (WORM logique) et des supports réinscriptibles pour lesquels la preuve d'intégrité des documents enregistrés sera assurée par la conservation séparée d'empreintes numériques.
- Extension du périmètre d'application de la norme aux documents sonores et audiovisuels dont l'usage se multiplie dans les échanges d'information.
- Définition d'un ensemble d'exigences minimales dont le respect permettra de valider les applications d'archivage. Des exigences complémentaires sont définies pour répondre à des situations impliquant plus de sécurité.
Cette nouvelle version n'est qu'une modernisation de la version de 2001 dont elle conserve quelques principes fondamentaux : nécessité de décrire de façon précise l'architecture technique de la solution et toutes les procédures d'exploitation ; définition précise de deux types de journaux mémorisant systématiquement les changements apportés aux collections de documents archivés et au système lui-même ; organisation des audits permettant de vérifier que les exigences de la norme sont respectées durant la vie du système, intervention des tiers dans le processus d'archivage (tiers archiveurs et autres prestataires de services).
