Classement et diffusion des états et fichiers informatiques

Le module DOCUBASE TITAN for Report apporte une solution moderne et performante au classement, à la diffusion et à la conservation des états et des fichiers informatiques.

Grâce à leurs systèmes informatiques, les entreprises génèrent des informations sous la forme d'états et de fichiers informatiques tels que des états de contrôle, des documents comptables, des factures, des bulletins de paye, des relevés de compte… Toutes ces pièces sont imprimées en plusieurs exemplaires. Elles sont souvent conservées dans leur format papier et parfois archivées sous la forme de microfiches ou de microfilms.

Quelle qu'en soit la destination, les entreprises sont confrontées à des problèmes de coûts, de confidentialité, de recherche et de contrôle du cycle de vie de ces documents. DOCUBASE TITAN for Report permet le classement et l'indexation automatique ainsi que la possibilité de diffuser cette information vers un ou plusieurs destinataires sous une forme électronique.

DOCUBASE TITAN for Report assure un Retour Sur Investissement souvent inférieur à 6 mois. Cette solution évolutive peut être complétée par d'autres modules de la gamme de DOCUBASE INFORMATION SUITE^TM pour s'adapter parfaitement aux besoins et aux évolutions de chaque entreprise et organisation.

Quelques exemples d'utilisation:

	Classement et archivage des états comptables et financiers
	DOCUBASE TITAN for Report est la solution idéale pour le classement automatique des états comptables. Au delà de ses fonctions d'archivage, ses possibilités de recherche rapide et sélective, d'impression et de diffusion en font un outil de travail qui s'avère vite indispensable
	Gestion de la Relation Clientèle (CRM)
	DOCUBASE TITAN for Report peut gérer le classement de plusieurs millions de factures et de pièces associées telles que les relevés de consommation ou les bons de livraison Le serveur de documents répond à plusieurs centaines de requêtes simultanées. La solution permet d'accéder en quelques secondes au document et à l'information afin de répondre instantanément aux usagers DOCUBASE TITAN for Report trouve toute sa place lorsqu'il est intégré à une Gestion de la Relation Client (Centres de Support, services commerciaux,...)
	Dématérialisation des Titres de Recettes
	Après avoir été classés automatiquement, les documents et les outils de recherche et de consultation, peuvent être diffusés sur CD/DVD auprès des Trésoreries Publiques et des Chambres Régionales des Comptes DOCUBASE TITAN for Report permet d'éviter les coûts d'envoi de papier listing, ou de microformes
	Etat de Gestion (ERM)
	DOCUBASE TITAN for Report permet de diffuser en temps réel, les états internes de gestion. Ainsi, les gestionnaires de comptes peuvent être avertis immédiatement de l'arrivée de nouveaux états de gestion. Ils sont à même de réagir dans des délais très courts sur des avis de soldes débiteurs, des opérations financières, des mouvements... En complément, les autres modules de DOCUBASE INFORMATION SUITETM permettent aux réseaux d'agences d'accéder aux états comptables ou financiers centralisés avec un simple navigateur Internet

Quelques details:

	Acquisition des documents issus de l'éditique
	Automatisation complète de la réception des états informatiques : mise en veille d'une procédure dans l'attente de la disponibilité d'un fichier, démarrage des traitements en fonction d'un ordonnanceur... Reconnaissance automatique du type d'état Procédure de gestion des erreurs, des rejets et des reprises Traitements des fichiers comportant des flots en mode ligne : ASCII - EBCDIC - ASA - ANSI Traitement des fichiers comportant des flots codés: IBM AFP DS - HP PCL5 - XEROX METACODE - XEROX DJDE - ADOBE PDF
	Traitement des états informatiques
	Découpage automatique et paramétrable des fichiers d'édition en pages ou en documents Filtre paramétrable pour le décodage de formats lignes non standards Possibilités de classement immédiat ou différé des documents Possibilité de convertir tous les flots codés supportés vers le format ADOBE PDF Extraction des index entièrement paramétrable Extraction des informations par zones, par colonnes en fonction de critères positionnels absolus (ligne, colonne) ou relatifs (chaîne de caractères) Gestion de la persistance (propagation) des index sur les pages suivantes ou les documents suivants Nombreuses fonctions de traitement de chaînes de caractères et / ou numériques pour le contrôle et la mise en forme des index: cadrage, formatage, troncature, extraction de mots, masques, extraction conditionnelle…
	Circulation
	En complément à DOCUBASE TITAN for Report, DOCUBASE INFORMATION SUITETM apporte en option des Corbeilles Electroniques. Cet ensemble de fonctions permet d'implanter une circulation contrôlée des documents Simple d'emploi, cet outil s'adresse aux entreprises et aux organisations de toute taille
	Consultation - Diffusion - Partage
	En complément à DOCUBASE TITAN for Report, DOCUBASE INFORMATION SUITETM apporte des fonctions de recherche, de consultation et de diffusion des documents Recherche croisée multicritères par opérateurs booléens, mots clefs et caractères jokers Recherche en mode ligne sur champs typés Recherche dans une arborescence : dossier, sous-dossier, type de document Filtre sur des plages de dates, sur le contenu des documents, des notes associées Recherche libre sur des zones textes et numériques définies dans le corps du document Recherche libre sur des zones textes et numériques à partir de la liste de solutions Navigation d'un document à un autre par liens dynamiques Filtre et tri dynamique des listes de solutions résultats des requêtes Le fond de page électronique associé aux documents permet de se substituer au papier pré-imprimé Diffusion des documents par messagerie et par télécopie avec le fond de page associé Affichage et impression des documents avec ou sans fond de page Affichage et impression des documents avec les attributs de présentation: choix des polices, souligné, gras, italique, couleurs… Impression des documents sur les imprimantes supportées par Windows Annotations : ajout d'information - date, heure, commentaires -
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