Traitement automatisé des factures fournisseurs

DOCUBASE CALYPSO for Invoice, la solution de traitement des factures fournisseurs conçue par Docubase Systems permet de:

	supprimer les tâches de saisie des factures fournisseurs
	consolider et sécuriser automatiquement les données extraites des factures
	rapprocher les factures fournisseurs avec les commandes et bons de livraison
	injecter les données des factures fournisseurs dans le système d'information
	archiver et sécuriser l'ensemble des documents liés au processus

Basé sur le concept d'analyse sémantique, DOCUBASE CALYPSO for Invoice intègre nativement toutes les composantes nécessaires à l'automatisation du processus global d'acquisition et de contrôle: capture, identification, lecture et sécurisation des données, validation et export des données vers les systèmes d'informations, logiciels de GED, Workflow, messageries et autres groupwares.

Quelques détails:

	Moteur DOCUBASE CALYPSO
	Le moteur CALYPSO assure les fonctions de lecture des documents et d'analyse sémantique de leur contenu. DOCUBASE CALYPSO for Invoice est fournie avec une base de connaissance adaptée à la lecture intelligente des factures. Cette base de données permet de dégager les premiers gains de productivité dès la mise en place du système, sans passer par une longue et fastidieuse étape de paramétrage et de définition de modèles pour chaque fournisseur. DOCUBASE CALYPSO for Invoice dispose d'un moteur d'auto apprentissage qui collecte en temps réel les données produites lors du contrôle qualité (vidéo codage) sur les champs non reconnus ou dont l'indice de confiance est inférieur à la valeur définie. L'analyse statistique des données ainsi collectées permet de créer ou de mettre à jour des modèles associés aux différents fournisseurs, émetteurs des factures. DOCUBASE CALYPSO for Invoice rassemble ainsi dans une seule et même offre logicielle, la puissance de l'analyse sémantique des données et leur extraction via une approche positionnelle s'appuyant sur une modélisation des factures par auto apprentissage en temps réel.
	Traitements DOCUBASE CALYPSO
	DOCUBASE CALYPSO for Invoice s'intègre totalement dans l'architecture client/serveur du logiciel DOCUBASE INFORMATION SUITETM, bénéficiant ainsi de toute la puissance des modules qu'il embarque. Tout le processus de traitement est assuré et supervisé par le gestionnaire des lots de DOCUBASE INFORMATION SUITETM, dans le respect des recommandations de la norme AFNOR NF Z42-013. DOCUBASE VEGA for Image numérise les factures, avoirs et autres pièces reçus sous forme papier. L'interface utilisateur est conçue pour offrir aux utilisateurs un maximum de souplesse et de productivité. Il supporte tout type de scanner compatible ISIS ou TWAIN. Il tire également pleinement parti de l'optimisation des images apportée par des compléments logiciels ou matériels tels que Kofax VRS ou Kodak Perfect Page. DOCUBASE CALYPSO for Invoice assure la fonction de tri automatique des plis (factures, avoirs…) au sein d'un lot hétérogène d'images produites par DOCUBASE VEGA for Image. Il s'appuie sur les meilleures technologies du moment en matière de reconnaissance de formes et de lecture OCR ultra rapide. DOCUBASE CALYPSO for Invoice capture les factures électroniques (e-Factures) transmises par les fournisseurs (transfert de fichiers, E-mails, …) et les importe en vue de leur traitement automatique. DOCUBASE CALYPSO for Invoice applique une reconnaissance OCR sur la totalité des images afin d'en extraire le contenu informationnel sous la forme de données formatées en XML. DOCUBASE CALYPSO for Invoice transmet les données produites au processeur d'analyse sémantique qui peut alors les associer automatiquement aux champs métier attendus : numéro de facture, date de facture, date d'échéance, numéro de commande, lignes articles, montants… DOCUBASE CALYPSO for Invoice effectue tous les contrôles nécessaires à une parfaite sécurisation des données. Les contrôles génériques intégrés dans la base de connaissance appliquent les règles métier de sécurisation des données (intervalles de dates valides, contrôles croisés des montants, …). Les contrôles clients ou " spécifiques " effectuent, quant à eux, les vérifications par rapprochement avec les données du système d'information (code fournisseur, numéro de commande, code produit, taux de remise, conditions de paiement…). DOCUBASE CALYPSO for Invoice présente une interface intuitive et optimisée de contrôle/saisie des données non sécurisées. Toutes les fonctions de base sont accessibles au clavier, sans le moindre recours à la souris. L'opérateur peut définir son interface de saisie : position et taille des fenêtres, raccourcis clavier, codification chromatique des champs (choix des couleurs en fonction du statut d'un champ). Toute donnée saisie, corrigée ou validée est contrôlée par les mêmes algorithmes que ceux exécutés par DOCUBASE CALYPSO for Invoice. Chaque action effectuée par l'opérateur peut être enregistrée en vue de produire différents tableaux de bord statistiques. DOCUBASE CALYPSO for Invoice collecte les données et les formate avant de les transférer à destination du système d'information. De ces mêmes données, sont extraites les clés d'indexation et de recherche qui seront ainsi associées aux images des documents traités dans la perspective d'un archivage dans un système de GED. DOCUBASE CALYPSO for Invoice reçoit du système d'information des données générées lors de la comptabilisation des factures (N° de pièce...). Ces données viennent ainsi en ajout ou en remplacement des clés d'indexation et de recherche déjà attribuées aux images des factures. DOCUBASE CALYPSO for Invoice établit une passerelle applicative entre le processus d'acquisition et de traitement informatique des factures et leur gestion administrative. Il peut ainsi déclencher automatiquement la création d'un dossier ou d'une affaire au sein d'un workflow en y associant l'image de la facture sous forme de pièce justificative, mais aussi s'appuyer sur un moteur de messagerie ou de groupware en vue d'assurer un routage de cette même facture en tant que pièce jointe. DOCUBASE CALYPSO for Invoice dispose d'une option permettant de visualiser les factures classées dans DOCUBASE INFORMATION SUITETM à partir de l'application comptable. Les référentiels étant synchronisés, l'application métier peut ainsi demander au logiciel de GED l'affichage de la pièce comptable en lui transmettant une simple clé d'indexation.
	Architecture
	DOCUBASE CALYPSO for Invoice fonctionne sur une architecture client / serveur et permet de répartir éventuellement les différentes tâches entre plusieurs ordinateurs selon le volume quotidien de documents à traiter. Processeurs ou Multi-processeurs PENTIUM ou XEDN Windows 2003 Server Windows XP Pro Le module de vidéo codage est qualifié sur les plates-formes Microsoft XP Pro et Microsoft Windows Terminal Server 2003.